COST AND BENIFIT ANALISIS & NET PRESENT VALUE METHOD
PENDAHULUAN
Pengembangan
suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi
proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk
mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem
informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya.
Sebagai
hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa
penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru.Jika manfaat yang
diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem
informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum
sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya.
Teknik untuk
menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit
analysis).Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis
biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan
sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang,
seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik.
Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika
ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.
PEMBAHASAN
1.Komponen Penilaian Dalam Cost & Benefits Analysis
Sesuai dengan
namanya, Cost & Benefit Analysis didasarkan pada dua komponen penilaian,
yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Menurut Frederick H. Wu dalam
bukunya Accounting Information Systems,
Theory and Practice, komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam
empat kategori, yaitu :
1)Procurement Cost
Procurement
Cost atau biaya pengadaan adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan
hardware. Diantaranya adalah seperti :
biaya konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi
hardware, biaya fasilitas (ruang,
ac, dll.), biaya modal untuk pengadaan hardware, biaya manajerial dan
personalia untuk pengadaan hardware. Biaya pengadaan ini biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun
pertama (initial cost) sebelum system
dioperasikan, kecuali apabila pengadaan hardware dilakukan dengan cara
leasing.
2)Start Up Cost
Start Up Cost
atau biaya persiapan operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai
upaya membuat sistem siap untuk
dioperasionalkan. Biaya-biaya persiapan operasional meliputi : biaya pembelian
software system informasi berikut instalasinya, biaya instalasi perangkat
komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya
manajerial dan personalia
untuk persiapan operasional.
Sama dengan biaya pengadaan, biaya persiapan operasional ini juga
merupakan “initial cost”.
3)Project Related Cost
Project Related Cost atau biaya proyek adalah biaya yang berkaitan
dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya. Biaya proyek
diantaranya adalah : biaya analisis
system; seperti biaya untuk mengumpulkan data, biaya dokumentasi (kertas,
fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya manajerial
dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya
dokumentasi, biaya rapat, biaya
staff analis, biaya staff
pemrograman, biaya pembelian software
aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain
sistem, biaya penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya pelatihan
sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem.
Bila sistem dikembangkan secara
“outsourcing” dengan menggunakan konsultan dari luar perusahaan, maka
diperlukan biaya tambahan, yaitu biaya konsultasi.
4)Ongoing and Maintenance Cost
Ongoing and Maintenance Cost atau biaya operasional adalah biaya untuk mengoperasikan sistem agar
sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya
untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya. Yang termasuk biaya operasi
dan perawatan sistem adalah : biaya personalia
(operator, staff administrasi, staff pengolah data, staff
pengawas data), biaya overhead (telepon,
listrik, asuransi, keamanan, supplies), biaya perawatan hardware
(reparasi, service), biaya perawatan software
(modifikasi program, penambahan modul program), biaya perawatan
peralatan dan fasilitas, biaya
manajerial dalam operasional sistem, biaya
kontrak untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi.
Biaya operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama
usia operasional sistem.
Sedangkan komponen manfaat atau
- dalam hal ini dapat disebut pula sebagai - efektivitas yang di dapat
dari sebuah sistem informasi dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
a)Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan biaya.
b) Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan
kesalahan-kesalahan.
c)Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatan kecepatan
aktivitas.
d)Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatkan perencanaan dan pengendalian
manajemen.
Manfaat atau efektifitas dari sebuah
sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam dua bentuk yaitu :
tangible benefits dan intangible benefits.
Tangible Benefits atau manfaat
keuntungan yang berwujud adalah keuntungan penghematan-penghematan atau
peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan
yang dapat di ukur secara kuantitatif dalam bentuk satuan
nilai moneter/uang. Diantaranya adalah : keuntungan dari pengurangan biaya operasional, keuntungan
dari pengurangan kesalahan-kesalahan proses, keuntungan dari pengurangan biaya telekomunikasi,
keuntungan akibat peningkatan penjualan,
keuntungan akibat pengurangan biaya persediaan, dan keuntungan akibat
pengurangan kredit yang tidak tertagih.
Intangible Benefits atau
manfaat keuntungan yang tidak berwujud
adalah nilai keuntungan yang sulit atau tidak mungkin di ukur dalam bentuk satuan nilai
moneter/uang. Diantaranya adalah seperti
: keuntungan akibat peningkatan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, keuntungan
akibat peningkatan kepuasan kerja sumber daya manusia yang ada, dan keuntungan
akibat peningkatan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik. Intangible
benefits sulit untuk diukur dalam satuan nilai moneter/uang, karena itu cara pengukurannya dapat dilakukan dengan menggunakan penaksiran. Sebagai contoh
: kualitas pelayanan kepada pelanggan yang menjadi lebih baik merupakan salah
satu bentuk intangible benefits. Dan tentu saja akan sulit untuk mengukur dalam
satuan nilai uang peningkatan pelayanan yang lebih baik tersebut. Dan untuk itu
dapat dilakukan analisis seperti yang dicontohkan berikut ini.
Akibat yang akan didapat dari
pelayanan yang ‘kurang baik’ kepada
pelanggan tentunya adalah : terjadinya
pengurangan pemesanan pelanggan, bahkan sampai pada kemungkinan pelanggan tidak
akan melakukan pemesanan kembali kepada perusahaan. Jumlah pengurangan pesanan
pelanggan akibat pelayanan yang kurang
baik dapat diukur dengan menaksirnya
bersama-sama pemakai sistem dengan cara seperti berikut.
Misalnya berdasarkan taksiran yang dibuat didapat data bahwa :
Diperkirakan sebesar 55% pelanggan akan mengurangi 9% pesanannya,
sebesar 20% pelanggan akan mengurangi 40% pesanannya, sebesar 10% pelanggan
akan mengurangi 80% pesanannya, dan sebesar 5% pelanggan akan mengurangi 100%
pesanannya. Maka taksiran kehilangan pesanan pelanggan perusahaan dapat
dihitung seperti dibawah ini.
Kehilangan pesanan :
(55%x9%)+(20%x40%)+(10%x80%)+(5%x100%)
:
(4.95%+8%+8%+5%)
: 25.95
%
Artinya : akibat dari
pelayanan yang kurang baik maka 25,95% dari
pesanan penjualan akan hilang.
Jika pelanggan melakukan pemesanan setiap tahunnya rata-rata sebesar
Rp. 5.000.000-, maka diperkirakan akan terjadi kehilangan pemesanan pelanggan
sebesar 25.95% dari keseluruhan rata-rata pemesanan pelanggan per tahunnya,
yaitu sebesar Rp.5.000.000,
x25.95% : Rp. 1.297.500,-.
Dan jika perusahaan memiliki misalnya 100 pelanggan saat itu, maka
dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pemesanan adalah :
100xRp.1.297.500,- : Rp.129.750.000, Analisis ini dapat digunakan oleh manajemen sebagai dasar
untuk mengukur intangible benefits.
2.Cost & Benefits Analysis
Setelah komponen biaya dan manfaat diketahui, maka cost &
benefits analysis bisa dilakukan untuk menentukan apakah sebuah proyek sistem
informasi layak atau tidak. Dalam analisa suatu investasi, terdapat dua aliran
kas, aliran kas keluar (cash outflow) yang terjadi karena pengeluaran-pengeluaran
untuk biaya investasi, dan aliran kas masuk (cash inflow) yang terjadi akibat
manfaat yang dihasilkan oleh suatu
investasi. Aliran kas masuk atau yang sering dikatakan pula sebagai
proceed, merupakan keuntungan bersih
sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi masuk dalam komponen
biaya).
Adapun metode-metode7 yang digunakan dalam cost &
benefits analysis diantaranya adalah
: payback period method, return on investment method, net present value
method, dan internal rate of return method. Penjelasan dan contoh perhitungan
dari metode-metode tersebut dapat dilihat dibawah ini.
1)Payback Period Method
Penilaian proyek
investasi menggunakan metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas
masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini.
Sebagai misal : Sebuah Proyek Sistem Informasi Manajemen bernilai
Rp. 20.000.000,-. Dan misalnya cash inflow tiap tahunnya adalah sama, yaitu sebesar Rp. 6.000.000,-. Maka periode pengembalian investasi ini adalah :
Rp. 20.000.000,-/Rp. 6.000.000,- = 3,333 tahun. Ini berarti proyek investasi
sistem informasi manajemen tersebut akan tertutup dalam waktu 3 tahun 3 bulan.
Bila cash inflow tiap tahun
tidak sama besarnya, maka harus dihitung
satu-persatu sebagai berikut.
Berdasarkan data pada Lampiran-01, misalnya nilai proyek sistem informasi
manajemen adalah Rp. 788.500.000,-, dan umur ekonomis proyek tersebut adalah 4 tahun dan cash inflow setiap tahunnya adalah seperti berikut ini :
cash inflow tahun 1 sebesar Rp.
285.000.000,-
cash inflow tahun 2 sebesar
Rp. 372.500.000,-
cash inflow tahun 3 sebesar
Rp. 486.000.000,-
cash inflow tahun 4 sebesar
Rp. 542.250.000,-
Maka payback period untuk investasi sistem informasi manajemen ini
adalah :
Nilai investasi = Rp.
788.500.000,-
cash inflow tahun 1 = Rp.
285.000.000,-
Sisa investasi tahun 2 = Rp.
503.500.000,-
cash inflow tahun 2 = Rp.
372.500.000,-
Sisa investasi tahun 3 = Rp.
131.000.000,-
Sisa investasi tahun 3 sebesar Rp. 131.000.000,- tertutup oleh
sebagian dari cash inflow tahun 3 sebesar Rp. 486.000.000,-, yaitu Rp.
131.000.000,-/Rp. 486.000.000,- = 0.2695
bagian. Kesimpulannya adalah bahwa payback period investasi ini adalah 2 tahun
3,234 bulan. Dan kelayakan dari investasi ini dapat dilakukan dengan
membandingkan payback period yang ada dengan
maximum payback period yang
dianggap layak yang telah tetapkan sebelumnya. Misalnya maximum payback
period adalah 3 tahun, berarti investasi
ini diterima.
2)Return On Investment
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase
manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya. Sedangkan return on investment dari suatu proyek investasi
dapat dihitung dengan rumus:
Total
manfaat – Total biaya
ROI =
Total biaya
Berdasarkan data pada Lampiran-01,
diketahui bahwa total manfaat dari
Proyek Pengembangan Sistem Informasi Manajemen PT. Genitya Dabatas &
Co. adalah :
Manfaat tahun ke
1 = Rp. 346.000.000,-
Manfaat tahun ke
2 = Rp. 440.000.000,-
Manfaat tahun ke
3 = Rp. 565.000.000,-
Manfaat tahun ke
4 = Rp. 627.500.000,- +
Total Manfaat = Rp. 1.978.500.000,-
Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah:
Biaya tahun ke 0 = Rp.
788.500.000,-
Biaya tahun ke 1 = Rp.
61.000.000,-
Biaya tahun ke 2 = Rp.
67.500.000,-
Biaya tahun ke 3 = Rp.
79.000.000,-
Biaya tahun ke 4 = Rp.
85.250.000,- +
Total Biaya = Rp. 1.081.250.000,-
ROI untuk proyek ini adalah sebesar :
= ((Rp. 1.978.500.000 – Rp. 1.081.250.000,-)/Rp. 1.081.250.000,-) x
100% = 82,98 %
Apabila suatu proyek investasi mempunyai ROI lebih besar dari 0 maka
proyek tersebut dapat diterima. Pada
proyek ini nilai ROI nya adalah 0,8298 atau 82,98%, ini berarti
proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 82,98% dari
total biaya investasinya.
3)Net Present Value Method
Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan
nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi cash inflow
atau arus dari uang. Berbeda
dengan metode payback period dan return on investment yang tidak memperhatikan
nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money.
Dalam metode ini satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu
rupiah nilai uang dikemudian hari, karena uang tersebut dapat diinvestasikan
atau ditabung atau didepositokan dalam
jangka waktu tertentu dan akan mendapatkan tambahan keuntungan dari bunga. Net
present value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi
dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV dirumuskan sebagai berikut :
Cash
Inflow 1 Cash Inflow 2 Cash Inflow n
NPV = - nilai proyek + + + ···
(1+i)1 (1+i)2 (1+i)n
Keterangan : NPV = net present value
i = tingkat suku bunga diskonto
n = umur proyek investasi
Bila nilai net present value > 0, berarti investasi menguntungkan
dan dapat diterima. Berdasarkan data pada Lampiran - 01 akan coba dihitung
besarnya nilai NPV dengan tingkat suku bunga diskonto yang diasumsikan adalah
sebesar 15% pertahun.
285.000.000 372.500.000 486.000.000 542.250.000
NPV = - 788.500.000 + + + +
(1+0,15)1 (1+0,15)2 (1+0,15)3 (1+0,15)4
285.000.000 372.500.000 486.000.000 542.250.000
NPV = - 788.500.000 + + + +
1,15 1,32 1,52 1,75
NPV = - 788.500.000 + 247.826.087 + 282.196.969,7 + 319.736.842,1 +
309.857.142,9
NPV = 371.117.041,7
Dari hasil perhitungan diatas diketahui bahwa nilai NPV untuk investasi Proyek Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen PT. Genitya Dabatas & Co. adalah sebesar Rp.
371.117.041,7, ini berarti bahwa nilai NPV proyek tersebut > 0 sehingga
proyek tersebut dapat diterima.
4)Internal Rate of Return Method
Sama seperti NPV metode tingkat pengembalian internal
atau IRR juga merupakan metode
yang memperhatikan nilai waktu dari
uang. Pada metode NPV tingkat
bunga yang diinginkan telah ditetapkan
sebelumnya, sedangkan pada metode IRR, kita justru akan menghitung tingkat
bunga tersebut. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan
tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap cash inflow yang didiskontokan dengan tingkat
bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow atau nilai proyek.
Dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis
investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.
Dengan mengetahui tingkat bunga impas ini, maka dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian atau rate of
return yang diinginkan, jika
lebih besar berarti investasi menguntungkan dan bila sebaliknya investasi tidak
menguntungkan.
Misalnya IRR yang dihasilkan oleh sebuah proyek adalah 25% yang berarti proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan
tingkat bunga 25%. Bila rate of return yang diinginkan adalah 20%, maka proyek
dapat diterima kelayakannya.
1.KESIMPULAN
Hasil perhitungan yang didapat dari
‘Cost & Benefits Analysis’ dengan menggunakan alat-alat analisis financial seperti Payback
Period, NPV, ROI dan IRR memang dapat dimanfaatkan dalam membantu mengambil keputusan dalam menetapkan kelayakan secara ekonomis sebuah Proyek
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen.
Namun demikian, mengingat sebuah proyek pengembangan sistem informasi manajemen merupakan proyek yang
memiliki apa yang disebut ‘intangible benefits’ maka kesuksesan analisis ini
banyak tergantung pada keakuratan analisis berdasarkan data &
informasi yang digunakan dalam
analisis ini, terutama yang
berkaitan dengan ‘intangible benefits yang dihasilkan oleh proyek sistem informasi manajemen tersebut. Dan setidaknya dengan ‘Cost & Benefits Analysis’ kita dapat memastikan
secara ekonomis untuk melanjutkan atau
tidak sebuah proyek sistem informasi manajemen yang akan kita bangun.
Sumber :
1. Raymond McLeod, Management
Information Systems, 8th Edition, Prentice Hall International, 2001. Url :
www.prenhall.com/mcleod
2. Jogiyanto H.M., Analisis
& Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek
Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua, Andi
Offset Yogyakarta, 2001.
3. Barry Render & Ralph M.
Stair, Jr., Quantitative Analysis for Management, 7th Edition, Prentice Hall
International, 2000. Url : www.prenhall.com/render
4. Frederick H. Wu.,
Accounting Information Systems, Theory and Practice, McGraw Hill Book Company
Japan, Tokyo, International Student Edition, 1984.
5. Williams S. Davis.,
Systems Analysis and Design, A Structured Approach, Reading, Massachussetts :
Addison Wesley Publishing Company, Inc., 1983.
6. Jeffrey L. Whitten, System
Analysis & Design Methods, 5th Edition, McGrawHill, 2001.